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求人票の条件で「Word・Excelができる人」はどのレベルが必要か？
求人票の条件欄に「Word・Excelができる人」と書かれているのを最近よく見るようになりました。
この条件はかなりあいまいで、どのレベルを指すか全く判断ができないのです。
想定される条件
- 基本操作が一通り使いこなせるレベル
- 関数を使った計算ができるレベル
- マクロを使うことができるレベル
- マクロを使ってプログラムを組むことができるレベル
- パソコンにインストールされているExcelを起動したことある程度
募集している仕事の内容から判断することになりますが、基本的にはパソコンが操作できれば良い程度のレベルを指します。
「Word・Excelができる人」と条件に書くことで、パソコンが使えない人はお断りしている訳ですね。
Windowsパソコンの電源のON・OFFができて、キーボード操作やマウスのクリック・ドラッグ＆ドロップなどできれば全く問題ありません。
大企業やIT企業であれば、より高いレベルのパソコン操作が必要と思われるため、面接のときにどの程度のレベルを求めているか聞くと良いでしょう。
Excelであれば、簡単な表計算や関数を使える必要があるのか、マクロを組むレベルを求めているのか確認しましょう。
Wordの場合では、文字の入力や段落作成など文章を作成することができることが必要です。
当然、作成したデータを保存や印刷できることも条件に含まれるでしょうね。
エクセルで保存したファイルはどこにいった？ドキュメントからデスクトップへ移動ができる？
「Word・Excelができる人」とは、基本的なパソコン操作ができることだと分かっていただけたと思いますが、パソコン用語の知識がないと上司の指示が全く理解できないことがあります。
何も設定していなければ、ユーザの「ドキュメント」フォルダか「OneDrive」内の「ドキュメント」フォルダにあることが多いです。
とっても簡単な操作で、ファイル移動は初歩中の初歩なので、ドキュメントとデスクトップのフォルダの位置を知っていたら簡単にできます。
事務職として仕事をしたいのであれば、最低限のスキルや知識は必要なことは分かっていただけたでしょうか？
メールでのやり取りではファイルを添付することもあるので、ファイル移動は必ず必要な操作となる訳ですね。
手元を見ないでキーボードを打つのは当たり前
ブラインドタッチはご存知ですか？
手元を見ないでキーボードで文字を打つことを言いますが、パソコンを使った仕事をするのであれば必須スキルになります。
ブラインドタッチができれば、文字の入力速度が上がるため、当然仕事の効率がアップしますね。
近年はスマートフォンやタブレットが普及したことで、キーボードに触る機会が減ったため、ブラインドタッチができない学生が増えてきました。
採用されてからブラインドタッチで苦労することになるため、日ごろからパソコンに触れて練習しておくと良いでしょう。
ブラインドタッチのコツは指を置く位置を覚えることです。
練習することで誰でも簡単にブラインドタッチができるようになるんです。
就職してからでは覚えることがたくさんあるため、学生の間にExcelやWordを使って指を動かして練習しましょう。
ワードを軽視してはいけない！文字を打つ以外の機能を知ろう
Wordと聞くと文字を打って、企画書などの書類を作成するイメージはありませんか？
そのため、Wordは簡単に使えると思っている人も多いんです。
実際には、仕事で使う企画書や報告書、稟議書、請求書も作ることができますし、家庭で作るポスターや年賀状、暑中見舞いも作れます。
学校で配布するプリントや原稿など、さまざまな文書を作成するための機能が満載なのです。
作成した文書の見た目を良くして、分かりやすいものにするためには、見出しを付けたり段落や番号が必要になります。
また、図や表を挿入することで視覚的にも分かりやすくなりますので、これらの機能を使えると良いでしょう。
上司からの依頼で文書を作る場合、Wordの機能をしっかりと使ったものを求められています。
提出した文書が、文字しかなく分かりづらいものだったらどうでしょうか？
当然何度もやり直しをさせられてしまい、効率も落ちてしまい、やる気まで落ち込んでしまうでしょう。
最低限使いこなせるような知識やスキルを身に付けることが重要になる訳ですね。
パワーポイントはプレゼン資料やチラシ作成のために使えると良い
Officeのソフトの中で、もう一つ重要なものがあるとしたらPowerPointでしょう。
基本的にはExcelやWordを使うことができれば、PowerPointを使わなくても何とかなります。
ですが、PowerPointを使うことで仕事の幅がグッと広がることは間違いありません。
PowerPointはプレゼン資料やチラシを作るときに効果を発揮します。
表やグラフ、画像など簡単に使うことができ、アニメーションも設定できるため、重要な部分のアピールも可能です。
人の前でプレゼンテーションをする必要になった場合、必ず使う機能にスライドショーがあります。
見やすく分かりやすい資料を作ることができれば、あなた自身の評価はアップすることは間違いないため、是非とも覚えておきたいものです。
まとめ
今回はエクセルができる人のレベルについて分析してみましたが、いかがだったでしょうか？
求人募集の条件で記載されている「Word・Excelができる人」は、パソコンの基本操作がある程度できれば問題ないことが分かっていただけたと思います。
募集する企業によっては、もっとレベルの高い「マクロを組めること」を条件としていることもあるため、面接時に確認すると良いでしょう。
また、Word・Excelはデスクワークをする上では、必須スキルであることも分かっていただけたと思います。
与えられた仕事を効率よくスピーディに行い、分かりやすい資料を作ることがあなた自身の評価を高めることになります。
覚えることはたくさんあって大変ですが、是非とも使いこなせると仕事の幅も広がりますよ。