転職を検討している女性は多いですが、その中でも事務職の人気が高いです。
事務といえばパソコンを使うことになりますが、エクセルやワードがどの程度使うことができるのかテストがある場合もあります。
この記事のポイント
ここで大切なことは「パソコンの基本操作ができたうえで、エクセルやワードを知っていること」や「ワードやエクセルの基本操作に問題ないこと」が重視されます。
事務になるためには、パソコン、ワード、エクセルの使い方をマスターしておくと良いでしょう。
今回はWordとExcel基本操作として知っておきたい内容をまとめましたので、自分のPCスキルのチェックとして活用してみて下さいね。
目次
エクセル初級編：四則演算・色の指定・セルの枠の設定
Excelは「表計算ソフト」で、計算が発生する資料を作るときに使用するアプリケーションになります。
出題される問題としては、Excelを使って四則演算を行う問題と予想できます。
日常的な例をもとに四則演算が行い、数字を入力すると自動的に計算された結果を、解答を表示したい場所（セル）に表示できることがスタートラインですね。
それに加えて、文字やセルの色を変えたり、枠を付けることで、見やすいものが作れることも重要になります。
これらの操作は難しそうに聞こえますが、Excelのメニューを見ると直感的に分かるように設定されているので初歩的な操作になります。
また表（テーブル）を作成した時に効果を発揮します。
ズラッと並んだテーブルにセルや文字に色を設定して、枠を付けるだけで見栄えが良くなりますよ。
必要な計算結果も自動で表示される訳ですから、とても効率が良いですね。
Excelの基本操作とは？
Excelの初級編としては、四則演算が出来て、色の設定、枠付けから表作成が出来るようになりましょう。
この３つが出来れば、仕事でも即戦力として役立つことができますね。
ココがポイント
- 四則演算
- 見た目を整える
- 表作成
ご安心ください、初歩の作業のため簡単に覚えられますよ。
エクセル上級編：関数・グラフ・テーブル・フィルタ・ピボットテーブル
Excelは簡単な計算をする以外にも、計算結果を利用して表やグラフを作ることができます。
就職試験で求められるExcelの操作は、登録されている関数を使って計算を行い、計算結果を元にグラフを表示する問題が出題される傾向が高いです。
また、フィルタやピボットテーブルを使うことで、テーブルから必要なデータを抜き出せるため、いろいろな視点から集計や比較・分析ができます。
このような使い方も問題として出題されることもありますので、しっかりと覚えておきましょう。
Excelには関数が用意されていて、関数を使うことで自動的に計算をしてくれます。
どんなことができるのか、覚えるところから始めましょうね。
エクセルを仕事で使う例
仕事でエクセルを使う場合、どんなことに使うのでしょうか？
ポイント
- 関数を使って計算を行い、計算結果からグラフを作成
- テーブルから必要なデータをフィルタして抽出し、ピボットテーブルで様々な視点から集計や比較・分析
これだけ見ると何を言っているか分からない！となるでしょうが、１つ１つ覚えていけば簡単に使えますよ。
関数やグラフ、フィルタは、仕事では特に使うものですから、ぜひ覚えておくことをおススメします。
効率よく仕事ができるため、あなた自身の評価が上がることは間違いありません。
これらの機能が使いこなすことができれば、上級者と思っていただいて大丈夫です。
ワード初級編：文字サイズ・フォント変更・文字の配置・用紙サイズ変更
Wordは文字を入力するだけではなく、美しい見た目で文章を表現することが初歩的なレベルとなります。
入力しただけの文章はとても読みづらいですが、ちょっとした工夫で綺麗で分かりやすく見せることができますよ。
出題される傾向としては、見出しや項目の文字のサイズを大きくしたり、フォントを変えるなど。
また文字間隔の調整から文字の配置位置の変更ができることが出題されます。
作成した文章に対して、段落を表現するためのインデント設定や、改ページなどして見やすい文章が作れれば問題ありません。
文書の印刷もできる必要がありますので、用紙や余白の設定もできると良いですね。
ワードを仕事を使う例
ポイント
- 文書の文字の配置位置を揃えたり、フォントの変更、文字のサイズや色を変更
- 作成した文書を用紙サイズを指定して印刷
この操作はすぐにでも覚えることができるので、一度自分自身でやってみると良いでしょう。
事務仕事に役立ちますし、これができれば初級編はクリアになりますよ。
ワード上級編：画像や表、図形の挿入・ワードアート使用
Wordは簡単な文書しか作れない！と思われがちですが、チラシや年賀状などといったデザインを重視したもの作ることができます。
当然、仕事でも活躍しますよ。
文章の途中に画像を入れたり、Excelで作成した表を入れることができます。
Wordに用意されているさまざまな図形を入れたり、ワードアートを使用して凝ったデザインの文字を使いこなせれば、上級レベルですね。
文字以外に、画像や図形、表、ワードアートなど、適切な位置に挿入することを覚えましょう。
仕事で使う資料に対して、「見やすい」「分かりやすい」「きれい」なものが作ることができれば、評価もとても上がりますね。
あとは普段から使うことで、効率良く、早く資料が作成できることを目指しましょう。
転職前に事前学習の必要性
事務職などパソコンを使う職業に転職した場合、パソコン操作はもちろんのこと、ExcelやWordを使えるだけではなく、機能を使いこなせることが重要になります。
いくら機能を知っていても、作成資料に活かせないと良いものは作れません。
せっかく用意されている機能を駆使することが最も重要になる訳ですね。
事前学習をしないで就職してしまうと、仕事の内容と並行してExcelやWordを覚える必要があるため苦労します。
ExcelやWordに自信がない場合は、就職前に自分で学習をしておくことが大切だと分かっていただけましたか？
独学で学習することもできますが、エクセルやワードの機能を十分に活かす資料作成には経験のある人に聞いた方が良いでしょう。
時間がないのであれば、学習教材やパソコン教室を利用するのも１つの手段となりますね。
就職した時に、ExcelやWordが使いこなせれば、仕事の面でも有利になりますので、事前に準備しておきましょう。
まとめ
今回は事務職で避けて通ることのできないOffice（ExcelやWord）の基本操作として、どんなことを知っていれば良いかをお伝えしました。
あなたが転職のテストで困らないためのポイントを振り返ってみましょう。
Excelで重要なポイント
Excelで重要なポイント
- 四則演算
- 関数を使用
- 表やグラフの作成
- ピボットテーブルを使用した分析
Wordで重要なポイント
Wordで重要なポイント
- 見やすい文章の作成
- フォントや文字サイズの変更
- 文字を揃えや均等割り付け
- 画像や表、ワードアートの挿入
- 文書の印刷
これらの項目で少しでも不安がありましたら、事前に対策をしておきましょうね。
もっと専門的にエクセルやワードについて学びたいと思ったら、MOS資格を取得すると良いです。
MOS資格については、こちらの記事をご覧ください。
パソコンスキルについて
パソコンスキルといっても、どの程度あれば良いのか基準が欲しいと思います。
最低限知っておきたい内容をまとめましたので、こちらも併せてチェックして下さいね。
